Een goede betalingstermijn en debiteurenadministratie zorgt dat je sneller je geld ontvangt. Bedrijven die het debiteurenbeheer niet in orde hebben, niet goed de risico’s van klanten inschatten en zelf niet scherp zijn op het al dan niet naleven van de betalingstermijn, lopen grote risico’s. Met goed en consequent debiteurenbeheer houd je jouw klanten bij de les en zorg je dat je op tijd betaald wordt. Zorg voor een goede debiteurenbeheerder en screen de financiële gezondheid van je klanten en prospecten.
Slim debiteurenbeheer begint bij goede facturen
Maar als je eens goed naar de openstaande facturen kijkt, kun je er met wat slim debiteurenbeheer toch voor zorgen dat er voldoende geld beschikbaar is om het vakantiegeld uit beschikbare eigen middelen te betalen. Het is bijvoorbeeld beter om een paar procent van het factuurbedrag terug te storten bij tijdige betaling, dan om debiteuren zelf minder over te laten maken indien ze binnen een bepaalde termijn betalen. Zet met debiteurenbeheer de kroon op je werk: houd het betaalgedrag van je debiteuren nauwlettend in de gaten, hanteer bij het versturen en opvolgen van facturen een vast debiteurenschema en focus op die klanten die stelselmatig betalingsafspraken met handen en voeten treden.
Je kunt je debiteurenadministratie uitbesteden maar de meeste ondernemers behouden liever zelf contact met hun klanten, en kiezen er dus ook voor om zelf hun debiteuren te bewaken. Los de problemen binnen uw bedrijf op, bijvoorbeeld door uw debiteurenbeheer aan te scherpen Houd uw inkomsten en uitgaven goed in de gaten en stem de verschillende geldstromen op elkaar af. Bijvoorbeeld door debiteuren processen sneller en klantvriendelijker in te richten, waardoor klanten sneller betalen.
Wat houdt een creditcheck in?
Met een Credit Check krijgt u alle relevante informatie over de financiële conditie van uw relaties: de kredietscore, kredietlimiet, jaarverslagen van de afgelopen 3 jaar, informatie over bestuurders en informatie over verwachte betalingen. Op basis van alle gegevens in de EDR databank en koppelingen met diverse openbare bronnen is de EDR databank in staat scoringsmodellen te vervaardigen waarmee geautomatiseerde toetsingen, ook wel creditchecks genoemd, kunnen worden geleverd. U kunt met deze check de kredietwaardigheid en het betaalgedrag van klanten controleren.
Waar kun je een creditcheck doen?
Klanten worden dan online gecheckt op kredietwaardigheid. Een acquirer is een instelling die kaartbetalingen ontvangt ten behoeve van bedrijven en organisaties waar klanten met een debet- of creditcard kunnen betalen. Tijdens ons debiteurenbezoek worden te allen tijde de NAW gegevens gecheckt op juistheid en kunnen wij uw klant tevens vragen extra aanvullende informatie aan te leveren welke u graag wenst in uw administratie. Het doen van een credit check bespaart een hoop financiële narigheid in de toekomst van klanten die niet of veel te laat betalen. Een Credit Check geeft inzicht in de kredietwaardigheid en solvabiliteit van uw bestaande en nieuwe klanten. Ook Hollandse Nieuwe biedt jou de mogelijkheid om een abonnement zonder credit check aan te gaan.
Door de creditchecks is de kans dat de klanten betalen gestegen naar 97% Dit komt door onze unieke professionele creditcheck. Met de credit check krijgt u inzicht in de kredietwaardigheid van uw klanten. Een credit check biedt u snelle inzichten in de financiële situatie van een van uw huidige of potentiële klanten. Doe nu een gratis credit check en krijg eenmalig inzicht in de financiële situatie van één van uw klanten. De gratis credit check geeft je inzicht in de financiële situatie van één van je klanten.
Wat is belangrijk bij facturen?
Er zijn een hoop dingen die belangrijk zijn bij het opstellen van facturen. Hieronder staan wat belangrijke tips over het maken van een goede factuur.
Een duidelijke factuur is belangrijk
Een duidelijke factuur draagt bij aan op tijd betalende klanten, want dat zorgt voor een beter betalingsmoraal. Wanneer je klant de factuur naar alle waarschijnlijkheid niet meer gaat betalen, bijvoorbeeld wanneer de klant failliet is verklaard, dan kun je bij de Belastingdienst een verzoek indienen voor teruggave van de btw, die je reeds voor deze klanten hebt betaald. Een factuur is pas rechtsgeldig als het in ieder geval een aantal gegevens bevat, zoals je eigen adres, het adres van de ontvanger, de factuurdatum, het btw-bedrag… Maar staat je rekeningnummer er ook goed en duidelijk op vermeld? Door in facturen kristalhelder te communiceren, hoeven klanten niet te raden waar de factuur over gaat en zijn klanten meer bereid de betalingstermijn te respecteren.
Kijk naar de cijfers
Maar ook duidelijke cijfers doen wonderen: vermeld de factuurdatum, de betalingstermijn en ook de uiterste betaaldatum. U wilt uw klanten een duidelijke factuur aanbieden, die direct herkenbaar is aan uw huisstijl en uw logo. Vergeet niet je rekeningnummer op te nemen in de factuur en vermeld een duidelijke betalingstermijn. Vergeet ook niet uw rekeningnummer en een duidelijke betalingstermijn te vermelden.
Moet je tijdig een factuur sturen?
Klanten of opdrachtgevers die je factuur niet tijdig of zelfs helemaal niet betalen. Met online factureren stuur je eenvoudig en snel digitale facturen naar jouw klanten. Dan zou je flink kunnen profiteren van online factureren Met online factureren stuur je eenvoudig en snel een professionele verkoopfactuur naar je klanten. Met een Facturatie app kun je een factuur versturen die je klanten direct kunnen betalen. Omdat ze een grote hoeveelheid facturen jaarlijks verwerken is het belangrijk dat de facturen aan de voorwaarden voldoen, zodat hun een snelle afhandeling kunnen garanderen en je factuur zo snel mogelijk wordt betaald. Bel de klant nogmaals op. Natuurlijk wilt u geen klanten verliezen door direct te veel druk te leggen op het betalen van de rekening.
Altijd snel een herinnering sturen!
Dit zorgt ervoor dat uw facturen sneller worden betaald, omdat uw klanten de mogelijkheid krijgen om direct vanaf de factuur, via bijvoorbeeld iDeal te betalen. Geef je klanten de mogelijkheid om direct te betalen en stuur een herinnering als het nodig is. Een online factuur maken is veiliger en voldoet bovendien aan alle eisen van de Belastingdienst. Zorg dat je facturen voldoen aan de voorwaarden van de Belastingdienst Vermeld de volledige gegevens van je bedrijf: bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, KvK-nummer, btw-nummer, factuurdatum, en betalingstermijn (of vervaldatum van de factuur). Toch blijkt regelmatig dat een kortere betalingstermijn ook zorgt voor een snellere betaling, en dus uiteindelijk minder gedoe tijdens het debiteurenbeheer Een trucje dat soms ook goed werkt is om klanten te belonen bij een snelle betaling.
Onderhoudt de klantrelatie
Het is altijd belangrijk om je klantrelatie goed te houden en het kan zijn dat het de klant even ontschoten is. In die herinnering zet je ook weer een uiterste betaaldatum en je stuurt een kopie van de factuur mee. Een vordering verdwijnt door de betaling van de factuur Het is daarom belangrijk om je facturen sneller betaald te krijgen. Zo moet je altijd de volledige bedrijfsgegevens vermelden – denk aan je KvK- en btw-nummer – en mogen de factuurdatum en betalingstermijn niet ontbreken.
Is het verstandig om na een factuur telefonisch contact op te nemen?
Als ondernemer weet u vast dat telefonisch of persoonlijk contact met uw klanten erg belangrijk is. Toch hebben ondernemers vaak de neiging om telefonisch contact naar aanleiding van een openstaande factuur voor zich uit te schuiven.
Voor een betaling altijd contact opnemen!
Uit ervaring weten wij dat het voor een betaling van een factuur verstandig is om ook even persoonlijk telefonisch contact op te nemen met je klant en niet alleen maar betalingsherinneringen te sturen. Houd daarbij ook vast aan eerdere mededelingen van uw klant, agendeer concrete afspraken over betaaldata en neem weer schriftelijk of telefonisch contact op als de betaling nog steeds uitblijft. Als uw klant aangeeft tevreden te zijn, maar uitstel van betaling vraagt of aangeeft het factuurbedrag alleen in termijnen te kunnen betalen, kunt u eventueel een betalingsregeling afspreken Leg de afspraken dan in ieder geval wel schriftelijk vast.
Nadat het termijn van de 1e betalingsherinnering verstreken is, is het belangrijk om contact op te nemen met de debiteur. U wilt een nieuwe groene kaart aanvragen, polisvoorwaarden bekijken, uw verzekering aanpassen, facturen inzien, adresgegevens veranderen of een verzekering opzeggen? Door op deze manier kort op uw openstaande facturen te zitten, zullen uw klanten meer dwang voelen om de factuur tijdig te betalen.
Noteer de afspraken!
Vraag tijdens het eerste telefonisch contact niet meteen waarom uw klant nog niet heeft betaald. Zorg dat je facturen voldoen aan de voorwaarden van de Belastingdienst Vermeld de volledige gegevens van je bedrijf: bedrijfsnaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, KvK-nummer, btw-nummer, factuurdatum, en betalingstermijn (of vervaldatum van de factuur). Als er na het telefonisch contact nog steeds geen betaling wordt uitgevoerd, is het belangrijk om een tweede betalingsherinnering te sturen. Het is ook belangrijk, voor zover je dit niet al eerder hebt gedaan, om ‘ telefonisch ‘ contact te leggen met de klant om te achterhalen wat de reden is dat de factuur nog niet is betaald. Als u voor de eerste keer telefonisch contact opneemt met uw klant is het goed om niet meteen te vragen waarom uw klant nog niet heeft betaald. Een ander goed werkend middel om het aantal openstaande facturen te reduceren is het telefonisch contact met uw klant. Zo kun je een apart contactformulier invullen als je vraag gaat over een factuur, het indienen van een klacht.
Wat gebeurt er bij de Start incassotraject
Tijdens het incassotraject probeert een deurwaarder door het sturen van incassobrieven de schuldenaar te sommeren de openstaande factuur te betalen Wordt tijdens het incassotraject alsnog niet betaald, dan kunt u het gerechtelijke traject opstarten. Met een brief laten wij uw klant weten dat uw vordering bij ons incassobureau in behandeling is. In de brief staat ook vermeld binnen welke termijn de openstaande factuur betaald moet zijn en de extra kosten die eventueel met het incassotraject gemoeid zijn. Het incassobureau start dan nog geen procedure bij de rechter, maar maant het VvE lid nogmaals om de achterstallige bijdrage te betalen, vermeerderd met de incassokosten Dat wordt het ‘minnelijk traject’ genoemd. Bij een minnelijk incassotraject zal de vergoeding voor de buitengerechtelijke incassokosten ten goede komen van de incasso advocaat, indien de schuldenaar bij start van het minnelijk incassotraject uiteindelijk overgaat tot betaling.
Wat zijn Incassokosten?
Incassokosten zijn de kosten die uw debiteur bovenop hun openstaande factuur moet betalen. Een gerechtelijke incasso kan pas van start gaan als het minnelijke incassotraject voltooid is. Heeft u alle wegen bewandeld om het openstaande bedrag (zonder tussenkomst van de rechter) te vorderen? De wettelijke incassokosten worden in rekening gebracht bij je klant en bij betaling van de factuur ontvang jij die.
Incassospecialisten inschakelen is verstandig!
Zodra het buitengerechtelijke incassotraject start betaalt de klant ook de incassokosten. Als het uzelf niet lukt om de vordering te innen, dan doet een incassobureau dit voor u. De inzet van incassospecialisten vergroot de kans op een betaling enorm: 90% van de openstaande vorderingen wordt tijdens het incassotraject alsnog betaald. Wordt de vordering tijdens dit traject voldaan dan bent u ons alleen de incassokosten, die in rekening zijn gebracht bij de klant, verschuldigd.
Hiermee geef je aan dat dit de laatste kans voor de debiteur is om zijn rekening te voldoen, alvorens je een incassoprocedure start en/of de onbetaalde factuur uit handen geeft aan een incassobureau. Mocht de klant naar aanleiding van het inschakelen van een incassobureau nog niet voldoen aan de betaling, dan starten de meeste incassobureaus als gerechtsdeurwaarder voor u de gerechtelijke procedure. Dit traject is gericht op klantbehoud door middel van een betalingsregeling en gaat van start wanneer de debiteur schriftelijk is gewaarschuwd dat er een incassobureau is ingeschakeld.